INE/CG256/2014.
ACUERDO DEL CONSEJO GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL ELECTORAL, POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE LA OFICIALÍA ELECTORAL DEL INSTITUTO NACIONAL ELECTORAL
ANTECEDENTES
I. El 31 de enero de 2014, fue promulgada la Reforma a diversos artículos constitucionales en materia político-electoral, aprobada por el Congreso de la Unión y la mayoría de las legislaturas estatales.
II. El 10 de febrero de 2014, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el “Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia política-electoral”.
III. El Decreto de Reforma contiene diversas disposiciones que modifican la denominación, estructura y ámbito de facultades del Instituto Federal Electoral para determinar su transformación en Instituto Nacional Electoral, autoridad a la que, además. le fueron otorgadas atribuciones novedosas.
IV. Entre tales atribuciones destaca la prevista en el artículo 41 constitucional, Base V, Apartado A, cuarto párrafo, consistente en ejercer fe pública para actos de naturaleza electoral, a través de la Oficialía Electoral, cuyo funcionamiento será regulado por la ley.
V. El 23 de mayo de 2014, fue publicada la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales en el Diario Oficial de la Federación, entrando en vigor a partir del día siguiente.
VI. Conforme al artículo 51, párrafo 1, inciso e), de tal ordenamiento, corresponde al Secretario Ejecutivo del Instituto Nacional Electoral, a los vocales secretarios de las juntas ejecutivas locales y distritales o a otros servidores públicos del Instituto en quienes se delegue dicha función, ejercer y atender oportunamente la función de Oficialía Electoral.
VII. En sesión extraordinaria del Consejo General del Instituto Nacional Electoral, celebrada el diecinueve de noviembre del año dos mil catorce, se sometió a consideración del órgano máximo de dirección el “Proyecto de Acuerdo por el que se aprueba el Reglamento de la Oficialía Electoral del Instituto Nacional Electoral”; aprobándose por unanimidad de votos, con diversas propuestas de modificación, formuladas por la Consejera Electoral Alejandra Pamela San Martín Ríos y Valles, el Consejero Electoral José Roberto Ruíz Saldaña, el Consejero del Poder Legislativo por la Fracción Parlamentaria del Partido de la Revolución Democrática, Diputado Marcos Rosendo Medina Filigrana y los representantes de los Partidos de la Revolución Democrática, Pablo Gómez Álvarez y MORENA, Horacio Duarte Olivares.
CONSIDERANDO
1. Que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 41 constitucional, Base V, Apartado A, párrafo primero, el Instituto Nacional Electoral es un organismo público autónomo dotado de personalidad jurídica y patrimonio propios, en cuya integración participan el Poder Legislativo de la Unión, los Partidos Políticos Nacionales y los ciudadanos, en los términos que ordene la ley. En el ejercicio de esta función estatal, la certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, máxima publicidad y objetividad serán principios rectores.
2. Que el precepto constitucional invocado, en su párrafo segundo, dispone que el Instituto Nacional Electoral será autoridad en la materia, independiente en sus decisiones y funcionamiento, así como profesional en su desempeño.
3. Que el artículo en cita, prevé también la integración del propio Instituto con órganos de dirección, ejecutivos, técnicos y de vigilancia; el Consejo General será el órgano superior de dirección, compuesto por un consejero Presidente y diez consejeros electorales, aparte de consejeros del Poder Legislativo y representantes de los partidos políticos con voz pero sin voto, y un Secretario Ejecutivo.
4. Que el artículo 29 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales establece que el Instituto contará con los recursos presupuestarios, técnicos, humanos y materiales que requiera para el ejercicio directo de sus facultades y atribuciones.
5. Que el artículo 30, párrafo 2 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, dispone que todas las actividades del Instituto se regirán por los principios de certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, máxima publicidad y objetividad.
6. Que el artículo 31, párrafo 4 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, dispone que el Instituto se regirá para su organización, funcionamiento y control, por las disposiciones constitucionales relativas y las demás aplicables. Además se organizará conforme al principio de desconcentración administrativa.
7. Que el artículo 34, párrafo 1 de la Ley General, determina que el Instituto Nacional Electoral cuenta con órganos centrales, que son: el Consejo General, la Presidencia del Consejo General, la Junta General Ejecutiva y la Secretaría Ejecutiva.
8. Que la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, en su artículo 44, párrafo 1, incisos a) y b), establece como atribuciones del Consejo General, entre otras, vigilar la oportuna integración y adecuado funcionamiento de los órganos del Instituto, además de la aprobación y emisión de los Reglamentos interiores necesarios para el desarrollo de dichas atribuciones.
9. Que según lo previsto por el artículo 51, párrafo 1, inciso e), de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, corresponde al Secretario Ejecutivo ejercer y atender oportunamente la función de Oficialía Electoral por sí, o por conducto de los vocales secretarios de las juntas ejecutivas locales y distritales, u otros servidores públicos del Instituto en los que delegue dicha función respecto de actos o hechos exclusivamente de naturaleza electoral. Asimismo, el Secretario Ejecutivo podrá delegar la atribución en servidores públicos a su cargo.
10. Que en términos del artículo 51, párrafo 3, de la ley en mención, el ejercicio de la función de Oficialía Electoral consistirá en dar fe o constatar la realización de actos y hechos en materia electoral que puedan influir o afectar la organización del Proceso Electoral o la equidad en la contienda comicial.
11. Que la función de Oficialía Electoral es de orden público, pues su ejercicio fue ideado para tutelar el interés de la colectividad en la celebración de elecciones bajo condiciones de equidad entre los contendientes; así, esta función tendrá por objeto recabar elementos probatorios de actos o hechos nocivos para el Proceso Electoral, que podrán ser utilizados en un procedimiento investigador instaurado por las instancias competentes del Instituto Nacional Electoral.
12. Que además de los principios de certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, objetividad y máxima publicidad, rectores en materia electoral, del principio de necesidad o intervención mínima, derivado del régimen administrativo sancionador, y del principio de autodeterminación de los partidos políticos, previsto por el artículo 34 de la Ley General del Partidos Políticos, para la fe pública generada por la función de Oficialía Electoral se consideran aplicables los postulados de inmediación, forma y autenticidad, aportados por la doctrina del derecho notarial para guiar la actividad de los fedatarios públicos.
13. Que es preciso definir vía reglamentaria, el ámbito espacial, material y temporal en que podrá desplegarse la función de Oficialía Electoral; los requisitos mínimos para la procedencia de las peticiones de su ejercicio; así como las condiciones de validez de las diligencias en las que se practicará la fe pública.
14. Que para el seguimiento de la función de Oficialía Electoral, se estima pertinente designar un área específica adscrita a la Dirección del Secretariado de la Secretaría Ejecutiva; dicha dirección estará encargada de la coordinación de la función en comento.
15. Que es necesario establecer reglas para el control, registro y seguimiento de las peticiones de ejercicio de la función de Oficialía Electoral, así como de las actas derivadas de las diligencias de fe pública practicadas al atender tales peticiones.
16. Que el ejercicio de la Oficialía Electoral es una función independiente a las atribuciones de los órganos centrales o delegacionales del Instituto Nacional Electoral relacionadas con la investigación de actos y hechos que sean contrarios a la normatividad electoral.
17. Que para el diseño de las normas que regirán las mencionadas labores de control, registro y seguimiento de actas, se solicitó la opinión del notariado mexicano; en función de ello, se tomaron en cuenta los comentarios derivados de la experiencia del Colegio Nacional del Notariado Mexicano A.C. y del Colegio de Notarios del Distrito Federal.
En virtud de los Antecedentes y Consideraciones señalados y con fundamento en lo previsto en los artículos 41, párrafo segundo, Base V, Apartado A, párrafos primero y segundo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 5, párrafo 1 y 2; 29; 30, párrafo 2; 31, párrafo 4; 34, párrafo 1; 35; 44, párrafo 1, incisos a) y jj), y 51, párrafo 3 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales; el Consejo General del Instituto Nacional Electoral emite el siguiente:
ACUERDO
Primero.- Se expide el Reglamento de la Oficialía Electoral del Instituto Nacional Electoral, en los siguientes términos:
REGLAMENTO DE LA OFICIALÍA ELECTORAL DEL
INSTITUTO NACIONAL ELECTORAL
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES PRELIMINARES
CAPÍTULO PRIMERO
Naturaleza y objeto de la función de Oficialía Electoral
Artículo 1.- El presente Reglamento es de observancia general y tiene por objeto regular el ejercicio de la función de Oficialía Electoral por parte de los servidores públicos del Instituto Nacional Electoral, así como las medidas para el control y registro de las actas generadas en el desempeño de la propia función, así como el acceso de los partidos políticos a la fe pública electoral.
Artículo 2.- La Oficialía Electoral es una función de orden público cuyo ejercicio corresponde al Instituto a través del Secretario Ejecutivo, de los vocales secretarios de las juntas ejecutivas locales y distritales, así como de los servidores públicos en quienes, en su caso, se delegue esta función.
La función de Oficialía Electoral se ejercerá con independencia y sin menoscabo de las atribuciones de los órganos centrales o delegacionales del Instituto para constatar y documentar actos o hechos dentro de su ámbito de actuación y como parte de su deber de vigilar el Proceso Electoral.
Artículo 3.- La función de Oficialía Electoral tiene por objeto, dar fe pública para:
a) Constatar dentro y fuera del Proceso Electoral, actos y hechos que pudieran afectar la equidad en la contienda electoral;
b) Evitar, a través de su certificación, que se pierdan o alteren los indicios o elementos relacionados con actos o hechos que constituyan presuntas infracciones a la Legislación Electoral;
c) Recabar, en su caso, elementos probatorios dentro de los procedimientos instruidos por la Secretaría Ejecutiva, la Unidad Técnica de lo Contencioso Electoral, la Unidad Técnica de Fiscalización o por las juntas ejecutivas locales o distritales;
d) Certificar cualquier otro acto, hecho o documento relacionado con las atribuciones propias del Instituto, de acuerdo con lo establecido en este Reglamento.
CAPÍTULO SEGUNDO
Glosario y principios rectores
Artículo 4.- Para efectos del presente Reglamento se entenderá por:
a) Acto o hecho: Cualquier situación o acontecimiento capaces de generar consecuencias de naturaleza electoral, incluidos aquellos que se encuentren relacionados con el Proceso Electoral o con las atribuciones del Instituto y que podrán ser objeto de la fe pública ejercida por la función de Oficialía Electoral;
b) Consejo General: Consejo General del Instituto Nacional Electoral;
c) Instituto: Instituto Nacional Electoral;
d) Fe pública: Atributo del Estado ejercido a través del Instituto Nacional Electoral, para garantizar que son ciertos determinados actos o hechos de naturaleza electoral;
e) Ley: Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales;
f) Ley de Partidos: Ley General de Partidos Políticos;
g) Junta Distrital: Junta Distrital Ejecutiva del Instituto Nacional Electoral;
h) Junta Local: Junta Local Ejecutiva del Instituto Nacional Electoral;
i) Petición: Solicitud presentada ante el Instituto, para que ejerza la función de Oficialía Electoral realizada en términos del artículo 51, párrafo 3, incisos a) y b), de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales;
j) Procedimiento de remoción de consejeros: El establecido en el artículo 103 de la Ley para conocer acerca de causas de remoción de los consejeros electorales de los Organismos Públicos Locales;
k) Procedimiento de asunción de competencia: El previsto en el artículo 121 de la Ley para determinar si existen elementos para que el Instituto asuma directamente la realización de las actividades propias de la función electoral que corresponden a los Organismos Públicos Locales;
l) Secretario: Secretario Ejecutivo del Instituto Nacional Electoral;
m) Unidad de Fiscalización: Unidad Técnica de Fiscalización de la Comisión de Fiscalización del Consejo General del Instituto Nacional Electoral; y
n) Unidad de lo Contencioso: La Unidad Técnica de lo Contencioso Electoral adscrita a la Secretaría Ejecutiva del Instituto Nacional Electoral.
Artículo 5.- Además de los principios de certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, objetividad y máxima publicidad, rectores de la actividad de la autoridad electoral, en la función de Oficialía Electoral deben observarse los siguientes:
a) Inmediación. Implica la presencia física, directa e inmediata de los servidores públicos que ejercen la función de Oficialía Electoral, ante los actos o hechos que constatan;
b) Idoneidad. La actuación de quien ejerza la función de Oficialía Electoral ha de ser apta para alcanzar el objeto de la misma en cada caso concreto;
c) Necesidad o intervención mínima. En el ejercicio de la función, deben preferirse las diligencias de constatación que generen la menor molestia a los particulares;
d) Forma. Para su validez, toda actuación propia de la función de Oficialía Electoral ha de constar por escrito;
e) Autenticidad. Se reconocerá como cierto el contenido de las constancias emitidas en ejercicio de la función, salvo prueba en contrario;
f) Garantía de seguridad jurídica. Garantía que proporciona quien ejerce la fe pública, tanto al Estado como al solicitante de la misma, pues al determinar que lo relacionado con un acto o hecho es cierto, contribuye al orden público y a dar certeza jurídica; y
g) Oportunidad. La función de Oficialía Electoral será ejercida dentro de los tiempos propicios para hacerla efectiva, conforme a la naturaleza de los actos o hechos a constatar. Lo que implica constatar los hechos antes de que se desvanezcan.
Artículo 6.- La aplicación e interpretación de las disposiciones del presente Reglamento se hará conforme a los criterios gramatical, sistemático y funcional, atendiendo a lo dispuesto en el último párrafo del artículo 14 de la Constitución.
Artículo 7.- Para el ejercicio de la función de Oficialía Electoral se deberá observar lo siguiente:
a) Que toda petición cumpla con los requisitos del artículo 22 de este Reglamento, para su trámite;
b) El respeto al principio de autodeterminación de los partidos políticos, conforme a lo previsto en el artículo 34 de la Ley de Partidos;
c) No limitar el derecho de los partidos políticos o candidatos independientes para solicitar los servicios de notarios públicos por su propia cuenta;
d) La función de Oficialía Electoral no limita la colaboración de los notarios públicos para el auxilio de la autoridad electoral durante el desarrollo de la Jornada Electoral en los procesos locales o federales.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA OFICIALÍA ELECTORAL
CAPÍTULO PRIMERO
Competencia para realizar la función de Oficialía Electoral
Artículo 8.- La función de la Oficialía Electoral es atribución del Secretario y de los vocales secretarios de las juntas locales y distritales. El Secretario podrá delegar la facultad a los servidores públicos del Instituto, en términos del artículo 51, párrafo 1, inciso e), de la Ley y de las disposiciones de este Reglamento.
La delegación procederá, entre otros casos, para constatar actos o hechos referidos en peticiones planteadas por partidos políticos o candidatos independientes.
Artículo 9.- La delegación que realice el Secretario será al personal capacitado en el ejercicio de la función de Oficialía Electoral y mediante Acuerdo por escrito que deberá contener, al menos:
a) Los nombres, cargos y datos de identificación de los servidores públicos del Instituto a quienes se delegue la función;
b) El tipo de actos o hechos respecto de los cuales se solicita la función de Oficialía Electoral o, en su caso, la precisión de los hechos o actuaciones cuya certificación es delegada.
c) La instrucción de dar publicidad al acuerdo de delegación, cuando menos durante veinticuatro horas, mediante los Estrados de la Unidad de lo Contencioso, de la Unidad de Fiscalización o de las juntas locales o distritales, según corresponda.
Artículo 10.- Los servidores públicos en quienes recaiga la delegación, deberán fundar y motivar su actuación en las disposiciones legales aplicables así como en el acuerdo delegatorio del Secretario, además de conducirse en apego a los principios rectores de esta función.
Artículo 11.- El Secretario podrá revocar en cualquier momento la delegación del ejercicio de la función de Oficialía Electoral, con el objeto de reasumirla directamente o delegarla en otro servidor público, o bien, porque estime innecesaria o inviable jurídica o materialmente su realización.
Artículo 12.- La función de Oficialía Electoral será coordinada por la Dirección del Secretariado de la Secretaría Ejecutiva, para lo cual dicha dirección contará con un área específica bajo su adscripción.
Artículo 13.- Cuando una junta local o distrital reciba una petición para la cual no sea competente, deberá remitirla de inmediato a la junta o servidor público del Instituto que lo sea, adjuntando toda la documentación ofrecida por el peticionario, debiendo notificar a éste y al área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado tal remisión.
En este supuesto se procurará realizar lo necesario para que los actos o hechos materia de petición sean constatados de manera oportuna y para evitar, en la medida de lo posible, su desvanecimiento.
Artículo 14.- El titular del área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado deberá ser licenciado en derecho titulado, con experiencia en materia electoral y preferentemente conocimientos en derecho notarial.
Artículo 15.- Corresponde al titular del área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado:
a) Dar seguimiento a la función de Oficialía Electoral que desempeñen tanto los vocales secretarios de las juntas ejecutivas locales y distritales, como los servidores públicos electorales en los que el Secretario delegue la función;
b) Auxiliar al Secretario en la supervisión de las labores de los servidores públicos del Instituto que ejerzan la función de Oficialía Electoral, a fin de que se apeguen a los principios rectores previstos en el artículo 5 de este Reglamento;
c) Llevar un registro de las peticiones recibidas en la Secretaría Ejecutiva o ante las juntas locales y distritales, así como de las actas de las diligencias que se lleven a cabo en ejercicio de la función;
d) Resolver las consultas relativas a la competencia para atender una petición;
e) Analizar y, en su caso, proponer la autorización de las solicitudes de ejercicio de la fe pública que, en apoyo de sus funciones, hagan los órganos centrales del Instituto al Secretario;
f) Detectar y proponer las necesidades de formación, capacitación y actualización del personal del Instituto que ejerza la fe pública como función de la Oficialía Electoral;
g) Establecer criterios de actuación para los servidores públicos que ejerzan dicha función, garantizando que en todo momento exista personal para poder ofrecer el servicio tanto en órganos centrales, delegacionales y subdelegacionales.
Artículo 16.- De la manera más expedita, el área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado:
a) Cuando corresponda, hará del conocimiento de los vocales secretarios de las juntas locales y distritales la recepción en la Secretaría Ejecutiva de una petición respecto a actos o hechos ocurridos en la demarcación territorial correspondiente a determinada junta local o distrital, para que dicha petición sea atendida.
b) Informará a los Organismos Públicos Locales Electorales, acerca de las peticiones recibidas por órganos del Instituto, cuando se asuman las actividades para la realización de un Proceso Electoral local o se trate de elecciones concurrentes; en caso de que no corresponda al Instituto atender la petición, ésta se remitirá para ello al respectivo Organismo Público Local.
Artículo 17.- El Secretario podrá delegar el ejercicio de la fe pública propia de la función de Oficialía Electoral en el titular de la Dirección del Secretariado, para efectos de certificar documentación a petición de los partidos políticos y agrupaciones políticas, o bien, documentos emitidos por órganos centrales del Instituto en ejercicio de sus atribuciones.
CAPÍTULO SEGUNDO
Ámbito espacial, temporal y material de la función de Oficialía Electoral
Artículo 18.- La función de Oficialía Electoral podrá ejercerse en cualquier tiempo, a petición de parte interesada, o bien, de manera oficiosa por parte del Instituto.
La función procederá de manera oficiosa cuando el servidor público del Instituto que la ejerza se percate de actos o hechos evidentes que, puedan resultar en afectaciones a la organización del Proceso Electoral o a la equidad de la contienda.
Artículo 19.- Sólo podrán someterse a la fe pública de la Oficialía Electoral los actos o hechos relacionados con un Proceso Electoral local cuando:
a) El Instituto asuma las actividades para la realización del mismo; o
b) El proceso local concurra con el federal y de los hechos no sea posible deducir claramente, en un primer momento, si la posible afectación incide en un proceso local o en uno federal.
Los anteriores supuestos dejan a salvo la opción de los peticionarios para solicitar la función de Oficialía Electoral propia de la autoridad electoral local.
Las peticiones vinculadas exclusivamente a actos o hechos en Procesos Electorales Locales no concurrentes, cuya organización total no haya sido asumida por el Instituto, serán remitidas a la autoridad electoral de ese ámbito.
Artículo 20.- Los vocales de las juntas locales y distritales ejercerán la función de Oficialía Electoral en la demarcación territorial correspondiente a la junta local o distrital a la que estén adscritos; en circunstancias excepcionales, podrán ejercerla en una demarcación diferente, cuando así lo autorice el Secretario o el Consejo General.
Artículo 21.- Los órganos centrales del Instituto podrán solicitar el ejercicio de la función de Oficialía Electoral en apoyo de sus atribuciones y para el desahogo de sus procedimientos específicos, previa autorización del Secretario, siempre que ello sea jurídica y materialmente posible. En este supuesto, la función podrá ejercerse en cualquier momento.
El Consejo General podrá autorizar el ejercicio de la función de Oficialía Electoral, en casos no previstos y situaciones excepcionales en las que sea necesario garantizar la legalidad de los procesos electorales cuya organización corresponda al Instituto o en los procesos en los que éste intervenga por las facultades especiales previstas en el Libro Tercero, Título Quinto, de la Ley.
CAPÍTULO TERCERO
Generalidades de la función de Oficialía Electoral
Artículo 22.- La petición deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Presentarse por escrito en la oficialía de partes de la Secretaría Ejecutiva o de la respectiva junta local o distrital, o bien, por comparecencia o de manera verbal, supuesto en el cual la petición deberá ratificarse por escrito dentro de las veinticuatro horas siguientes;
b) Podrán presentarla los partidos políticos y los candidatos independientes a través de sus representantes legítimos; entendiendo por éstos, en el caso de los partidos, a sus representantes acreditados ante las autoridades electorales, a los miembros de sus comités directivos que acrediten tal calidad, o a los que tengan facultades de representación en términos estatutarios o por poder otorgado en escritura pública por los funcionarios partidistas autorizados para ello;
c) Presentarse con al menos setenta y dos horas de anticipación a los actos o hechos que se pretende sean constatados, salvo que se trate de actos o hechos urgentes, cuya materia sea necesario preservar.
d) Contener domicilio para oír y recibir notificaciones;
e) Cuando se refiera a propaganda considerada calumniosa, sólo podrá presentarse por la parte afectada;
f) Podrá presentarse como parte de un escrito de denuncia o de manera independiente;
g) Contener una narración expresa y clara de los actos o hechos a constatar y de las circunstancias precisas de modo, tiempo y lugar que hagan posible ubicarlos objetivamente;
h) Hacer referencia a una afectación en el Proceso Electoral o a una vulneración a los bienes jurídicos tutelados por la Legislación Electoral; y
i) Acompañarse de los medios indiciarios o probatorios, en caso de contarse con ellos.
Artículo 24.- La petición será improcedente cuando:
a) Quien la plantee no la firme, no acredite la personería, o habiéndola formulado de manera verbal, no acuda a ratificarla por escrito dentro de las veinticuatro horas siguientes;
b) Se plantee en forma anónima;
c) La petición no sea aclarada a pesar de la prevención formulada a quien la planteó o no se responda a dicha prevención;
d) No se aporten los datos referidos en el artículo 22, inciso g), de este Reglamento, que permitan ubicar objetivamente los actos o hechos a constatar;
e) La denuncia que la incluya no cuente con una narración clara de los hechos, ni precise la petición, aun después de ser prevenido el denunciante en términos de ley;
f) Se refiera a meras suposiciones, a hechos imposibles, de realización incierta por no contarse con indicios para inferir que realmente sucederán, o no vinculados a la materia electoral;
g) Se refiera a actos o hechos que, al momento de plantearse la petición se hayan consumado o hayan cesado en su ejecución, o entre cuya realización y la presentación de la petición haya muy poco tiempo, de modo que no sea humana ni jurídicamente posible constatarlos en forma oportuna;
h) Se soliciten peritajes o se requiera de conocimientos técnicos o especiales para constatar los actos o hechos;
i) Se refiera a propaganda calumniosa y el solicitante no sea parte afectada; o
j) Incumpla con cualquier otro requisito exigido en la Ley o en este Reglamento.
Artículo 25.- Una vez recibida la petición, se estará a lo siguiente:
a) Los vocales deberán informar al área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado, por la vía más expedita, acerca de la recepción de una petición y su contenido;
b) El Secretario Ejecutivo, a través del área de Oficialía Electoral, así como los vocales secretarios, en el ámbito de su respectiva competencia, revisarán si la petición es procedente y determinarán lo conducente;
c) A toda petición deberá darse respuesta, según corresponda, por el área de Oficialía Electoral o por el vocal secretario de la junta local o distrital competente para atenderla;
d) La respuesta en sentido negativo se limitará a informar las razones por las cuales la petición no fue atendida;
e) Cuando la petición cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 22, se procederá a practicar la diligencia correspondiente en forma oportuna para impedir que se pierdan, destruyan o alteren los actos o hechos;
f) Las peticiones serán atendidas en el orden en que fueron recibidas y registradas en el sistema informático referido en el artículo 36 de este Reglamento.
Artículo 26.- Toda petición deberá atenderse de manera oportuna dentro de las setenta y dos horas posteriores a su presentación, o en su caso, al desahogo de la prevención; durante los procesos electorales, se tomará en cuenta que todos los días y horas son hábiles, en términos de lo establecido en el artículo 460, párrafo 11, de la Ley.
Artículo 27.- Al inicio de la diligencia, el servidor público que la desahogue deberá identificarse como tal y señalar el motivo de su actuación, precisando los actos o hechos que serán objeto de constatación.
El servidor público levantará acta circunstanciada que contendrá, cuando menos, los siguientes requisitos:
a) Datos de identificación del servidor público electoral encargado de la diligencia;
b) En su caso, mención expresa de la actuación de dicho servidor público fundada en un acuerdo delegatorio del Secretario;
c) Fecha, hora y ubicación exacta del lugar donde se realiza la diligencia;
d) Los medios por los cuales el servidor público se cercioró de que dicho lugar es donde se ubican o donde ocurrieron los actos o hechos referidos en la petición;
e) Precisión de características o rasgos distintivos del sitio de la diligencia;
f) Descripción detallada de lo observado con relación a los actos o hechos materia de la petición o acontecidos durante la diligencia;
g) Nombre y datos de la identificación oficial de las personas que durante la diligencia proporcionen información o testimonio respecto a los actos o hechos a constatar;
h) Asentar los nombres y cargos de otros servidores públicos que acepten dar cuenta de los actos o hechos sobre los que se da fe;
i) En su caso, una relación clara entre las imágenes fotográficas o videos recabados durante la diligencia y los actos o hechos captados por esos medios;
j) Referencia a cualquier otro dato importante que ocurra durante la diligencia;
k) Firma del servidor público encargado de la diligencia y, en su caso, del solicitante; e
l) Impresión del sello que las autorice, descrito en el artículo 40 de este Reglamento.
Artículo 28.- El servidor público electoral encargado de la diligencia sólo podrá dar fe de los actos y hechos a verificar y no podrá emitir conclusiones ni juicios de valor acerca de los mismos.
Artículo 29.- El servidor público elaborará el acta respectiva en sus oficinas, dentro del plazo estrictamente necesario, acorde con la naturaleza de la diligencia practicada y de los actos o hechos constatados.
Una vez elaborada el acta de la diligencia, el servidor público electoral que la practicó dará lectura a la misma y recabará la firma de las personas que intervinieron en ella y del solicitante; en caso de negativa de firma, dicha circunstancia se asentará en el acta.
Hecho lo anterior, el acta se pondrá a disposición del solicitante, en copia certificada. El original se remitirá al área de Oficialía Electoral o, en su caso, al vocal ejecutivo de la respectiva junta local o distrital, para que se valore si ha lugar a iniciar oficiosamente algún procedimiento sancionador, o bien, en su caso remitir a la autoridad competente de conocer los actos o hechos materia del acto, para los efectos legales conducentes.
Artículo 30.- La diligencia para constatar actos o hechos materia de una petición no impiden y deja a salvo la práctica de diligencias adicionales posteriores, como parte de la investigación de los mismos hechos dentro de un procedimiento sancionador.
CAPÍTULO CUARTO
De la función de Oficialía Electoral dentro de procedimientos específicos
Artículo 31.- La función de Oficialía Electoral delegada a servidores públicos adscritos a la Unidad de lo Contencioso Electoral, a la Unidad de Fiscalización, o a las juntas locales y distritales, incluyendo a los vocales ejecutivos de las mismas, siempre que responda a solicitudes planteadas por tales unidades en casos excepcionales, podrá consistir en:
a) Dentro de los procedimientos sancionadores cuya instrucción esté a su cargo:
I. Emitir certificaciones de las constancias que integren los respectivos expedientes;
b) Dentro del procedimiento de asunción de competencia:
I. Recabar testimoniales;
II. Emitir certificaciones de las constancias que integren los respectivos expedientes.
c) Dentro del procedimiento de remoción de consejeros:
I. Expedir certificaciones de las constancias que integren los respectivos expedientes; y
II. Realizar las diligencias donde sea necesario dar fe pública acerca de actos o hechos a fin de contar con elementos para resolver.
Artículo 32.- En auxilio de la función de Oficialía Electoral, el Secretario deberá solicitar la colaboración del notariado público, a fin de que, cuando le sea requerido, certifique documentos concernientes a la elección y ejerza la fe pública respecto a actos o hechos ocurridos durante la Jornada Electoral, relacionados con la integración e instalación de mesas directivas de casillas y, en general, con el desarrollo de la votación, en términos de los artículos 51, párrafo 3, inciso c), y 302 de la Ley.
Para facilitar tal colaboración, el Secretario celebrará convenios con los colegios de notarios de las entidades federativas y del Distrito Federal, así como con las autoridades competentes.
Cuando los partidos políticos o candidatos opten por acudir ante la Oficialía Electoral, pero la carga de trabajo impida la atención oportuna de su petición o se actualicen otras circunstancias que lo justifiquen, el Secretario o los vocales secretarios de las juntas podrán remitirla a los notarios públicos con los que el Instituto tenga celebrados convenios.
CAPÍTULO QUINTO
De los servidores públicos responsables de la fe pública
Artículo 33.- El Instituto establecerá los programas de capacitación y evaluaciones para garantizar que los servidores públicos que ejerzan la función de Oficialía Electoral cuenten con los conocimientos y probidad necesarios para el debido ejercicio de la función.
Los servidores públicos del Instituto que ejerzan la fe pública deberán conducirse conforme a los principios precisados en el artículo 5 de este Reglamento. De no hacerlo, podrán incurrir en responsabilidad, conforme al régimen disciplinario establecido en el Libro Octavo, Título Segundo, de la Ley.
El Secretario podrá celebrar convenios con los colegios de notarios del país e instituciones educativas y de los poderes judiciales del ámbito federal y estatal, con el fin de capacitar a través de programas de formación, al personal del Instituto en la práctica y los principios de la función de fe pública.
Artículo 34.- Las funciones de la Oficialía Electoral del Instituto serán supervisadas por la Junta General Ejecutiva, la cual deberá velar por la legalidad, objetividad, profesionalismo y certeza con que se realice la función.
El titular de la Dirección del Secretariado de la Secretaría Ejecutiva deberá rendir un informe a la Junta General Ejecutiva y al Consejo General, en sus respectivas sesiones ordinarias, sobre las peticiones y diligencias practicadas en ejercicio de la función de Oficialía Electoral.
El informe contendrá un reporte detallado de la totalidad de las diligencias practicadas, sus propósitos, los resultados de las mismas y las quejas presentadas respecto a supuestas actuaciones indebidas por parte de los servidores públicos electorales. A su vez, la Junta General Ejecutiva presentará tal informe al Consejo General.
Generalidades para el registro, control y seguimiento de las
peticiones y actas de la función de Oficialía Electoral
Artículo 35.- Se llevará un libro de registro en el área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado, así como en cada junta local y distrital, en el cual se asentará:
a) En caso de peticiones:
I. El nombre de quien la formule;
II. La fecha de su presentación;
III. El acto o hecho que se solicite constatar;
IV. Los demás datos administrativos que se considere conveniente asentar;
V. El trámite dado a la petición, así como a las actas derivadas de las diligencias practicadas; y
VI. El número de ejemplar y la fecha de expedición de copias certificadas de tales actas.
b) En caso de solicitudes autorizadas del ejercicio de la función dentro de procedimientos sancionadores:
I. Identificar al órgano del Instituto solicitante;
II. Señalar los datos del expediente dentro del cual se solicita la diligencia;
III. La fecha de la solicitud;
IV. El trámite dado a la solicitud, así como a las actas derivadas de las diligencias practicadas; y
V. El número de ejemplar y la fecha de expedición de copias certificadas de tales actas.
Artículo 36.- Para los efectos del artículo anterior, se deberá desarrollar un sistema informático para el registro de peticiones, solicitudes y actas, que permita su seguimiento simultáneo por el área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado y en las juntas locales y distritales.
En dicho sistema, el área de Oficialía Electoral o, en su caso, cada junta local o distrital registrarán las peticiones que reciban, conforme al orden en que fueron presentadas según el respectivo acuse de recepción, así como las solicitudes formuladas por los órganos del Instituto dentro de un procedimiento sancionador.
Con base en el referido sistema informático, cada junta local o distrital establecerá un turno entre los servidores públicos de su adscripción, para la atención de las mencionadas peticiones y solicitudes.
Artículo 37.- Las actas emitidas en ejercicio de la función de Oficialía Electoral serán asentadas en folios numerados y sellados. Los folios son las hojas que constituyen la papelería oficial utilizada para el ejercicio de la función de Oficialía Electoral.
El Consejo General cuidará que en la fabricación de los folios se tomen las medidas de seguridad más adecuadas.
Los folios deberán utilizarse por ambas caras, contarán con un número progresivo y serán encuadernados en libros conforme a un orden cronológico.
Los libros integrados por los folios serán fuente original o matriz en la que se harán constar los hechos pasados ante la fe pública de la Oficialía Electoral. Cada libro estará integrado por doscientos folios.
Al iniciarse cada libro, el titular del área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado o el vocal secretario de la respectiva junta local o distrital, harán constar la fecha y el número que corresponda al libro dentro de la serie sucesiva de los que hayan sido iniciados. La hoja en que se asiente dicha razón, no irá foliada y será encuadernada antes del primer folio del libro atinente.
Al cerrarse un libro, deberá asentarse en una hoja adicional agregada al final del mismo, una razón de cierre con la fecha y la cantidad de actas asentadas en los folios que integran el libro. Enseguida se procederá a encuadernar los folios.
Cada que un libro sea iniciado o cerrado, el respectivo vocal secretario deberá firmar las razones elaboradas al respecto y dar aviso al área de Oficialía Electoral.
Artículo 38.- Las actas que integren los libros deberán constar además en archivo electrónico o reproducción digitalizada que deberá ingresarse al sistema informático previsto en el artículo 36 de este Reglamento, dentro de las veinticuatro horas siguientes a la elaboración y firma de las propias actas.
Artículo 39.- Para asentar las actas en los folios deberá usarse métodos de escritura o impresión que sean firmes, indelebles y legibles.
Las actas se redactarán en español, sin perjuicio del uso de palabras en otro idioma empleadas como términos de alguna ciencia o arte. No se usarán abreviaturas ni guarismos, a menos que la misma cantidad se asiente también con letra.
Los espacios en blanco o huecos, si los hubiere, se cubrirán con líneas antes de que el acta se firme.
Las actas podrán corregirse manualmente. Lo que deba testarse será cruzado con una línea que lo deje legible. Lo corregido se agregará entre renglones. Lo testado y agregado entre renglones se salvará con la inserción textual al final de la escritura, con indicación de que lo primero no vale y lo segundo si vale.
Artículo 40.- Las actas emitidas en ejercicio de la función de Oficialía Electoral deberán contar con la impresión de un sello que las autorice.
El sello será metálico y reproducirá el escudo nacional y, alrededor de éste, la frase “Instituto Nacional Electoral” y la identificación de la junta local o distrital cuyos servidores públicos emitirán el acta, o bien, del área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado.
El sello se imprimirá en el ángulo superior izquierdo del anverso de cada folio a utilizarse.
Artículo 41.- El titular del área de Oficialía Electoral adscrita a la Dirección del Secretariado, así como los vocales secretarios de las juntas locales y distritales serán responsables administrativamente de la conservación y resguardo de los folios, libros y sellos en su respectivo ámbito de actuación.
Los folios, libros y sellos deberán permanecer en las instalaciones del Instituto.
El robo, extravío, pérdida o destrucción total o parcial de algún folio o libro deberá comunicarse inmediatamente por los vocales secretarios al titular del área de Oficialía Electoral, o en su caso, al Director del Secretariado, para que se autorice su reposición y la de las actas contenidas en ellos, a partir del archivo electrónico de los mismos.
La reposición se efectuará sin perjuicio de la probable responsabilidad administrativa del servidor público y, en caso de la presunción de algún delito, de la denuncia ante la autoridad competente.
Artículo 42.- El Secretario, los vocales secretarios de las juntas locales y distritales y, en su caso, el titular de la Dirección del Secretariado, podrán expedir copias certificadas de las actas derivadas de diligencias practicadas.
Para efectos de este capítulo, copia certificada es la reproducción total o parcial de un acta y sus documentos anexos, que expedirá el Secretario, los vocales secretarios de las juntas locales y distritales, o en su caso, el titular de la Dirección del Secretariado.
Las copias certificadas serán expedidas en los folios referidos en el artículo 37 de este Reglamento.
Artículo 43.- Las copias certificadas se expedirán para lo siguiente:
a) Acompañar informes solicitados por autoridad legalmente facultada para requerirlos;
b) Remitirlas a las autoridades competentes que ordenen dicha expedición; o
c) Ponerla a disposición de quien solicite el ejercicio de la función, para los efectos que a su interés convenga.
Artículo 44.- Los originales de las actas levantadas serán integradas a los correspondientes expedientes cuando su práctica derive de la solicitud de ejercicio de la función de Oficialía Electoral en un procedimiento sancionador, o bien, cuando motive el inicio oficioso de un procedimiento; en otro supuesto, los originales permanecerán en los archivos que deberán llevar el área de Oficialía Electoral y los vocales secretarios de las juntas locales o distritales, según corresponda.
Artículo 45.- Cuando el Secretario, los vocales secretarios de las juntas ejecutivas locales y distritales, o en su caso, el titular de la Dirección del Secretariado, expidan una copia certificada, se asentará tanto en el libro de registro como en el respectivo sistema informático, una nota que contendrá la fecha de expedición, el número de hojas en que conste y el número de ejemplares que se han expedido.
Artículo 46.- Expedida una copia certificada, no podrá testarse ni entrerrenglonarse, aunque se adviertan en ella errores de copia o transcripción del acta original.
CAPÍTULO SÉPTIMO
De las reformas al Reglamento
Artículo 47.- El Consejo General podrá modificar el presente Reglamento cuando así lo requiera la estructura y funcionamiento del Instituto o cuando ocurran reformas a la Legislación Electoral que lo hagan necesario.
Artículo 48.- Se deberán realizar las adecuaciones a los diversos instrumentos normativos en los que incida el ejercicio de la Oficialía Electoral.
Artículo 49.- El Secretario Ejecutivo propondrá oportunamente a la Junta General Ejecutiva los manuales necesarios para precisar los términos operativos en que será desempeñada la función de Oficialía Electoral y para garantizar su cumplimiento.
Segundo.- El presente Acuerdo entrará en vigor y surtirá efectos al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Tercero.- Se instruye al Secretario Ejecutivo para que, a través de la Dirección Ejecutiva de Administración, se realicen las gestiones administrativas y demás acciones necesarias, a efecto de garantizar el ejercicio de la función de Oficialía Electoral por parte de la Dirección del Secretariado, de los vocales secretarios y demás personal adscrito a los órganos delegacionales del Instituto en quien se delegue dicha función.
Cuarto.- Para efectos de la implementación del sistema informático y demás medidas de control previstas en el Capítulo Sexto del Reglamento de la Oficialía Electoral del Instituto Nacional Electoral, la Dirección del Secretariado de la Secretaría Ejecutiva deberá realizar las gestiones administrativas para su inmediata implementación.
Quinto.- Publíquese el presente Acuerdo en el Diario Oficial de la Federación y en la página en internet del Instituto Nacional Electoral.
El presente Acuerdo fue aprobado en sesión extraordinaria del Consejo General celebrada el 19 de noviembre de dos mil catorce, por votación unánime de los Consejeros Electorales, Licenciado Enrique Andrade González, Maestro Marco Antonio Baños Martínez, Maestra Adriana Margarita Favela Herrera, Maestra Beatriz Eugenia Galindo Centeno, Doctor Ciro Murayama Rendón, Doctor Benito Nacif Hernández, Doctor José Roberto Ruiz Saldaña, Licenciada Alejandra Pamela San Martín Ríos y Valles, Maestro Arturo Sánchez Gutiérrez, Licenciado Javier Santiago Castillo y del Consejero Presidente, Doctor Lorenzo Córdova Vianello.