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ARCHIVO INSTITUCIONAL

En este lugar se organiza, resguarda y preserva la documentación generada por las unidades administrativas del TEPJF en el ejercicio de sus funciones y atribuciones

ANTECEDENTES

El Programa de Organización y Administración de Archivos (PROAA) del TEPJF se concibió por primera vez en el año 2005. Para impulsarlo, se conformó un Grupo de Trabajo Coordinador, integrado por los titulares de la entonces Coordinación de Documentación y Apoyo Técnico, la Subsecretaría General de Acuerdos, la Unidad de Enlace y Transparencia y la extinta Unidad de Control de Gestión Administrativa. El principal objetivo de este grupo fue conformar el Archivo Institucional, a fin de organizar, conservar y preservar la memoria documental del TEPJF, tanto de la documentación administrativa como jurisdiccional.

Entre otras acciones, el grupo de referencia propuso la elaboración de lineamientos internos para la adecuada administración de la documentación institucional y coadyuvar a la asignación de un espacio que reuniera las condiciones necesarias para resguardar, conservar y administrar todos los archivos.

Asimismo, en cumplimiento a las obligaciones de transparencia, se expidió un nuevo acuerdo en el que se incorporó un capítulo sobre la Administración del Archivo Institucional, en él se establecen los principios rectores para el tratamiento de los archivos, asegurando que se organice, describa y conserve mediante la atención de principios, metodología y estándares internacionales en el campo de la archivística y con apoyo de las tecnologías de la información. Igualmente, se especifica que la organización del Archivo Institucional se llevará a cabo conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística, asegurando la disponibilidad, localización expedita e integridad de los documentos. En octubre de 2007 se inició la construcción del edificio del Archivo Institucional con el fin de garantizar el resguardo y custodia de los fondos documentales que genere o reciba este órgano jurisdiccional en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.

Al planear la construcción del Archivo Institucional se consideraron una serie de aspectos; la ubicación geográfica, la concepción de los diferentes espacios según su uso, los materiales de construcción, el mobiliario, los controles ambientales y la seguridad. Por tanto, el 18 de junio del 2009 tuvo verificativo la inauguración del Archivo Institucional.

ANTECEDENTES
CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

El Archivo Institucional se integra por el archivo jurisdiccional y el archivo administrativo. Ambos se dividen, de acuerdo a su ciclo de vida, en archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico.

Forman parte del Archivo Institucional todos los documentos de archivo de cualquier época y en cualquier soporte, que las unidades administrativas generen o reciban en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Su organización, descripción y conservación se lleva a cabo conforme a la metodología archivística, la normatividad nacional aplicable y los estándares internacionales en la materia.

Las unidades administrativas a través de sus titulares y de los servidores públicos responsables del archivo de trámite, participan en la elaboración y actualización de los instrumentos de consulta y control archivístico. Asimismo, organizan los expedientes de su competencia, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, coordinan la elaboración de los inventarios documentales, realizan las transferencias primarias y solicitan en préstamo los expedientes al archivo de concentración, para atender las funciones, responsabilidades o requerimientos de su unidad, entre otras funciones.

Por otra parte, el archivo histórico tiene a su cargo, entre otras actividades, recibir, cotejar, integrar y conservar la documentación con valor histórico que le remita el archivo de concentración, así como organizar y describir la documentación bajo su resguardo, desarrollando los respectivos instrumentos de consulta que permitan su localización expedita y mejor aprovechamiento. De igual manera, se encarga de desarrollar el programa de conservación documental de la memoria institucional y de llevar a cabo, un programa para el respaldo digital de la documentación del archivo histórico.

Por lo anterior expuesto, se puede asegurar que el TEPJF cuenta con un sistema integral de archivos, en virtud de que registra, controla y da seguimiento a toda la documentación que produce o recibe en cumplimiento de sus funciones y atribuciones.

CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL
EDIFICIO, ESTANTERÍA Y SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

El edificio está construido en dos plantas, en las que se resguardan los archivos de concentración e histórico. El área total suma 908 metros cuadrados, tiene una capacidad de carga viva en la planta baja de 2.91 toneladas por metro cuadrado y en la planta alta de 1.25 toneladas por metro cuadrado.

Las condiciones ambientales son controladas, ya que cuenta con regulación de temperatura y humedad relativa, con lo que es posible mantener los rangos recomendables en cada caso, que son de 18 a 21 grados centígrados el primero y de 45 a 55 % el segundo. La iluminación es a través de sensores de movimiento y cuenta con un sistema contra incendios mediante gas FM200.

Cuenta también con un área de procesos técnicos, en donde previamente a su ingreso al archivo de concentración, se lleva a cabo la recepción y cotejo documental, la desinfección cuando es el caso y la estabilización de la documentación que ingresará a la estantería. 

Asimismo, cuenta con un área de consulta y otra de oficinas, así como un montacargas que permite trasladar la documentación del archivo de concentración al histórico, previa valoración.

Para contender con el rápido crecimiento documental y para la óptima ocupación de los espacios disponibles, el edificio se equipó con estantería de alta densidad de almacenamiento, que opera a través de un sistema automatizado. Mediante este sistema, es posible configurar la operación de la estantería de acuerdo a las características y necesidades específicas del archivo. Por ejemplo, se puede programar el movimiento automático nocturno de carros, su velocidad de desplazamiento y el ancho de los pasillos, entre otras funcionalidades. Cuenta también, con pantallas táctiles a través de las cuales se controla a distancia la apertura y cierre de pasillos y se supervisa la correcta funcionalidad de la estantería móvil.

Para salvaguardar la integridad tanto de personas como de objetos, cuenta con un mecanismo a base de sensores infrarrojos y fotoeléctricos ubicados a lo largo de los carros, que hacen detener el movimiento del carro si una persona u objeto está en el pasillo. Igualmente, cuenta con un sistema antivuelco que impide cualquier posibilidad de caída o movimiento abrupto.

La estantería para los archivos de concentración e histórico, tiene una capacidad total de almacenamiento para 19,530 cajas de archivo, con medidas de 35 cm. de frente, 30 cm. de altura y 41 cm. de profundidad. Lo anterior, equivale a cerca de 8,000 metros lineales de documentos, proyectados para su ocupación total en un periodo de 20 años.

Cabe destacar que la estantería móvil tiene ventajas sobre la fija, ya que permite duplicar la capacidad de almacenamiento, en tanto que si se instalara estantería fija cabrían únicamente 9,765 cajas.

EDIFICIO, ESTANTERÍA Y SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL (SADAI)

El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI), es un programa de cómputo que administra de manera automática todos los procesos del archivo, llevando el control de cada una de las fases de la gestión archivística.

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL (SADAI)
NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Como base fundamental para la organización documental, toda institución debe contar con una normatividad que sustente los trabajos archivísticos, así como instrumentos que sirvan de plataforma para la organización, descripción, conservación y difusión de sus archivos.

En razón de lo anterior, el Tribunal Electoral, a través de las instancias correspondientes, se ha encargado de elaborar y aprobar los "Lineamientos para la organización, descripción y conservación del Archivo Institucional", el "Cuadro general de clasificación archivística" y el "Catálogo de disposición documental".

Esto ha permitido al Tribunal Electoral homogenizar los procesos técnicos archivísticos, así como el lenguaje documental, al interior de este órgano jurisdiccional.

En el mismo sentido, atendiendo a lo señalado por la Ley Federal de Archivos, así como los Lineamientos para la organización y conservación de archivos, aprobados por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, se elaboró el “Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018 del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación”, como instrumento que contempla las acciones para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, así como los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos.

Se anexan versiones descargables del "Cuadro general de clasificación archivística" y el "Catálogo de disposición documental", en formato de .xls